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Les outils adoptés

Les TPE ont une problématique récurrente : quel outil ADP choisir pour une entreprise <50 salariés qui ne coûte ps un bras, ne soit pas une usine-à-gaz à paramétrer, sans problèmatiques de maintenance ?

Petit retour UX sur les 3 dernières années sur des solutions SaaS (software as a service) soit à fin décembre 22.

1° CakeHR

Idéal pour des entreprises de moins de 50 salariés. (racheté en 2021 par Sage). Les fonctionnalités fondamentales sont au rendez-vous sans badgeuse à l’époque. L’esprit américain imprègne les paramétrages attention aux compteurs d’absence et congés :

  • Onboarding
  • Organnigramme
  • Planning
  • Offboarding
  • Export excel ou csv pour la Paie

Le client l’a utilisé de 5 à 140 salariés.

2°Skello

Comme cakeHR avec un petit petit plus qui fait la différence pour le mode « multi-sites » ou multi-établissements » et les différents cycles d’horaires possibles. export et API vers logiciel de Paie. La saisie des EVP nécessite une petite discipline pour les débutants sur le sujet mais la prise en main est facile. Le dossier Salarié est un plus (GED fiable). Badgeuse via smartphone.

Cet outil est utilisé par un client (20salariés) avec beaucoup d’entrées et sorties.

Lucca

Lucca le petit frenchie est venu très vite défier les grands éditeurs logiciels qui s’étaient plutôt détournée des TPE/PME. Adopté par un client pour 150salariés et plus. L’implémentation a l’époque fut le point de faiblesse : une demi-journée de démo considérée comme formation est trop insuffisante pour la prise en main. Le paramétrage doit être minutieux et le temps d’analyse des tests conséquents.

Cette partie réalisée, c’est une solution 360 degrés pour le Salarié et Les RH: onboarding, et offboarding facilité par la GED, la signature électronique. Le dossier Salarié est solidement constitué tripartite : salarié/RH/Département Paie. Les planning d’absences sont très bien conçus : les modifications de planning à m-1 s’intègrent parfaitement ( tous les évènements à effet rétroactif).

Un bémol identifié à l’époque : les transports avec justificatifs mensuels. Module à améliorer.

L’API vers la Paie est facile et avec du coffre-fort numérique : le cycle de paie devient sérieusement raccourci.

Pour la prise en main : commencer par les modules salariés/planning.

Les paies furent générées pour la plupart des clients via le département Paie du cabinet d’expertise-comptable respectif. Nous étions donc soit QuadraPaie ou Silae.

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L’entreprise sobre

L’entreprise en phase d’émergence est confrontée à de multiples injonctions parfois paradoxales. Comment concrètement faire et s’adapter dans des environnements incertains ?

Une première solution : rester léger. S’organiser afin de permettre de lancer ou reprendre de la voilure. L’important est de passer de pro-actif à réactif vite, rebondir et se reconfigurer. Il est donc impératif de ne pas créer de lourdeurs ou de zones de confort trop marquées : les résistances au changement et les failles seront assez nombreux pour déstabiliser des équipes récentes, une image fragile et lisser du champ à la concurrence.

L’atout majeur de la crise COVID19 fut de faire bouger les lignes en mode sismique : pas le choix, plus le temps de s’arcbouter sur des usages, des habitudes : « nécessité fait loi ». Les entreprises sous cette contrainte sanitaire exceptionnelle, se sont adaptées.

La puissance de l’IT (et ce n’est pas un Graal) a démontré l’intérêt de savoir conjuguer : les temps de travail synchrone/asynchrone ; combiner présentiel/distanciel ; desserrer l’étau de temps compté pour retenir la mesure des résultats.

Typiquement nos métiers de Back-Office sont des métiers se prêtant à la mesure du résultat (comptabilité et reporting, édition des paies, les réunions etc), ancrés dans le concrètement opérationnel utile et pratique.

Alors quels sont les fondamentaux ?

  • L’étude des besoins
  • Sélection des outils métiers
  • Modes d’interventions

L’entrepreneur se concentre sur ses objectifs et sa production. Une équipe en closeshore l’entoure.

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Flex Office l’entreprise concrète

Flexy mindset

Lancer une entreprise est une aventure complexe : humaine, psychologique et financière. De trop nombreux entrepreneurs hésitent à s’entourer à 360 degrés en raison des coûts, du manque de temps. Seront alors privilégiés : IT, Marketing et business development.

Et pourtant, sous-estimer l’importance des Supports : comptabilité, Administratif et Ressources Humaines est semer les fondements de prochains désordres, complications administratives entraînant des coûts et du temps.

La solution ? Oser être accompagner par des professionnels des chiffres (Experts-comptables, direction financière externalisée), d’autres de l’organisation opérationnelle administrative (compliance, obligations légales de l’employeur, déclaratifs divers etc) et des Ressources Humaines (poser les fondamentaux Droit Social, administration du Personnel, formation etc).

C’est plus particulièrement sur ces deux derniers axes le coeur de métier du cabinet Flex Office. En mission préventive d’accompagnement ou curative Flex Office se sont des services afin de

  • Structurer et ordonner,
  • Monitorer et dérouler l’opérationnel,

Minimiser l’exposition aux risques et faire gagner du temps par une délégation et coopération étroites alliant flexibilité, agilité et densité. Des interventions à fréquences choisies : hebdomadaires, mensuelles sur un cycle annuel et évolutif en densité et périmètre.

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Hello !

Un blog, des visions, des expériences

Un blog pour partager des visions et des expériences : un ton décalé, une prise de recul avec l’esprit de synthèse et de la décontraction. Le sérieux du métier avec de l’humour . Bienvenue dans les Fonctions Supports en mode Mary Poppins :

A chaque process ou problème, son action ou sa solution


MaryPoppinsstyle

La fréquence de publication : une hebdomadaire ? Nous serons honnêtes : le cycle d’activité est assez intense et nous privilégions les actions au bénéfice des clients. Les informations à notre disposition nécessite une prise de recul et de la discrétion. De la pratique vers le systémique ? Pas sûr, si déjà nous réussissons à faire passer les conseils et recommandations pour éviter les situations difficiles, coûteuses ou désespérées alors nous aurons atteint nos objectifs : aider les entrepreneurs à prendre conscience qu’il vaut mieux investir un peu dans les fonctions Supports et adopter la démarche préventive plutôt que le curatif avec éventuel conflit judiciaire.

Les fonctions Supports, mais de quoi parle-t-on ? Les fonctions Supports sont constituées par ce que la plupart des entrepreneurs désignent comme : « paperasse », l’admin » « c’est pour la Compta ». De vous à moi cela englobe : Comptabilité-finance, Administration du Personnel-RH, Secrétariat général, services généraux etc.

Au démarrage de l’entreprise, ce qui importe : la comptabilité-finance. L’expert-comptable établit les comptes mais ne fait pas de direction financière déléguée (coût trop important pour la startup). Souvent l’un des associés s’y dévoue ou il est recouru à la direction financière déléguée.

Puis l’entreprise recrute : il est nécessaire de préparer concomitamment ou d’avoir anticipé un minimum d’organisation ADP-RH : un toolkit de documents contractuels et administratifs à disposition, un(e) avocat (e) spécialisé Droit Social ; des outils sélectionnés et un process onboarding/offboarding. C’est à cette étape qu’il est intéressant et utile de recourir au RH externalisé pour s’assurer du déroulé opérationnel avec un mode d’actions minimales par mois et une « hotline » niveau 1, le dirigeant devenant le niveau 2.

Le RH externalisé veille à incarner un relais RH, déploie des process, met en oeuvre des outils en gardant à l’esprit : des moyens financiers limités , une adaptabilité de tous les instants, un mode d’exercice hybride (présentiel/distanciel).

Le déroulé sur le temps et la croissance des salariés densifie la mission et peut faire évoluer le périmètre large des Fonctions Supports un plus étroit sur un axe ou une combinaison d’axes.

En fonctions Supports généraliste c’est un premier cercle du périmètre qui est activé : flux data compta vers l’EC/ ADP-RH/compliance sur l’administratif (qui permet de soutenir les audits de levées de fonds série A-C).

L’expert opérationnel Fonctions Supports est un facilitateur pour les prestataires ou experts spécialisés parties prenantes de l’accompagnement. Il soutient l’entreprise et l’équipe dirigeants dans la résolutions de problèmes et agit en force de proposition avéré de solutions. L’expert opérationnel Fonctions Supports conseille mais ne se substitue pas aux Conseils des professions réglementées.

Sophie Januel